Általános ismertető

Bejelentkezés

Bármelyik modul elindításához először be kell jelentkeznünk a rendszerbe. A bejelentkező ablakban először válasszuk ki a céget, majd írjuk be felhasználói nevünket és jelszónkat. Érvényes felhasználói fiók esetén a sikeres belépést követően elérhetővé válnak a képernyő bal oldalán található menüfunkciók. A rendszer fontos jellemzője, hogy beállíthatjuk azt is, hogy az egyes cégeket mely felhasználók választhatják ki a belépés során. Ily módon lehetőség nyílik arra, hogy cégenként is elkülönítsük felhasználóinkat.

Karbantartás

A Karbantartás funkció biztosítja mindazon adatok kezelését, amely gondoskodik rendszerünk biztonságáról, nyilvántartja cégünk, felhasználóink alapadatait, kialakíthatjuk a jogosultsági rendszert. A Törzsadatok menüpontban végezhetjük el cégünk alapadatainak rögzítését. Minden egyes cég adatainak tárolása külön adatbázisban történik, így azok teljesen elkülönülnek egymástól. Ugyanitt vihetjük fel a rendszerbe belépéshez jogosult felhasználók adatait is, itt végezhetjük el adataink mentését, vagy a mentett adatok visszatöltését. A regisztráció menüpontban átfogó képet kaphatunk a megvásárolt modulokról, valamint itt végezhetjük el a vásárlást követően szükséges regisztrációt is.

Jogosultság

A rendszerben használható összes funkcióhoz jogosultság rendelhető. A jogosultsági rendszer kialakításakor először vizsgáljuk meg cégünk szervezeti felépítését, majd ennek figyelembe vételével hozzuk létre az ennek megfelelő felhasználói csoportokat (pl. kereskedők, pénzügyesek, szervizesek). Nyilvánvaló, hogy az egyes csoportok tagjai eltérő feladatkörökkel rendelkeznek, ezért nagyon fontos, hogy ezeket a rendszerben pontosan rögzítsük. Hozzuk létre a felhasználói fiókokat, majd az egyes felhasználókat rendeljük hozzá a csoportokhoz. Utolsó lépésként az egyes csoportoknak adjunk megfelelő jogosultságot (felviteli, módosítási, törlési jog adatkezelési műveletek esetén illetve futtatási jogot egyéb esetekben).

Az ACTUAL Ügyviteli Rendszer rugalmasan választható modulokból épül fel, ezért bárki az igényeinek megfelelően alakíthatja ki rendszerét.

Az ACTUAL moduljai

ACTUAL Kereskedelem (számlázás)

A modul elsődlegesen a kimenő számlák kiállítását és javítását teszi lehetővé. Ezen kívül számos funkció támogatja az eladási folyamatok minél egyszűbb számítógépes nyilvántartását. Az opcióként megvásárolható többi modullal együtt a teljes kereskedelmi ügyviteli folyamataink számítógépes nyilvántartását biztosítja vevői és szállítói oldalon egyaránt.

• Ajánlat, rendelés modul
  Ajánlatok és megrendelések rögzítését teszi lehetővé vevői és szállítói oldalon egyaránt.
• Rendelés feldolgozás
  A Rendelés feldolgozás modul egyrészt a megrendelések aktuális állapotáról nyújt részletes információt, másrészt a javaslat készítés során a rendelkezésre álló készletek, foglalások, visszaigazolások és feladott szállítói rendelések alapján javaslatot tesz a rendelések kielégítésére. A folyamat végén előállítja az összes bizonylatot, amely szükségessé válik (pl. szállítói rendelést ad fel, amit aztán az áru beérkezésekor automatikusan lefoglal a vevő részére).
• Előlegszámla modul
  A modul lehetőséget biztosít arra, hogy előzetesen bekérjük bizonyos szolgáltatások, termékek ellenértékét. Ebben az esetben előlegbekérő levelet kell kiállítanunk. Fontos jellemzője, hogy ez nem számla, azaz áfa fizetési kötelezettségünk sem keletkezik. A pénz beérkezésekor előlegszámlát kell kiállítanunk (ilyenkor felhasználhatjuk az előlegbekérő levelet).
• Bejövő számla modul
  A szállítóktól kapott bejövő számlákat rögzíthetjük a rendszerben, ezáltal a kereskedelmi folyamatainkról teljes képet kaphatunk. A pénzügyi modullal való használat esetén a pénzügyi teljesítéseket is nyilvántarthatjuk.
• Árlista, árkalkuláció modul
  A modul lehetőséget biztosít az árakkal kapcsolatos műveletek elvégzésére (pl. ároszlop másolása,mozgatása), illetve az árkalkuláció segítségével automatizálhatjuk a beérkezett cikk eladási árainak frissítését.
• Csoportos számlázás
  A Csoportos számlázás segítségével a rendszeresen kiállítandó vevői számlák kezelését egyszerűsíthetjük oly módon, hogy elkészítjük a számlák sablonjait, majd az automatikus számlázás elindításával a rendszer ezek alapján automatikusan legenerálja a szükséges vevői számlákat.
• Ügynöki jutalék kezelése
  Számlázáskor a rendszer átveszi a vevő törzsben rögzített ügynöki adatokat, és automatikusan számítja az ügynök részére a jutalékot. A jutalék százalékos mértéke még itt is módosítható.
• Szerződés modul (engedmények, akciók kezelése)
  A szerződés a vevők és cégünk közt kötött megállapodásokat jelenti, amely befolyásolja az eladási árat. A Kereskedelmi rendszer korlátlan számú szerződést képes nyilvántartani, ahol az összes termékre, egy bizonyos cikkre, vagy cikkcsoportra lehet négyféle kedvezményt beállítani.
• Külkereskedelem modul
  Devizás bizonylatokat állíthatunk ki, megadhatjuk az árfolyamokat, a bizonylat rögzítése után idegen nyelvű bizonylat nyomtatható.
• Projektkezelés
  A modul segítségével projekt szintű nyilvántartást vezethetünk a bizonylatokról. Ehhez először fel kell vinnünk a projekt adatlapot, majd a bizonylatok sorok rögzítésekor megadhatjuk, hogy melyik projekthez tartozik. Ezek után projekt szinten listázhatjuk ki az egyes bizonylatokat a projekt nézet segítségével.
• Gyűjtőkód rendszer (költséghely, költségviselő, munkaszám)
  A modul használatával a bizonylatok rögzítésekor a sorokhoz gyűjtőadatokat rendelhetünk. Ezek a költséghely, költségviselő, munkaszám és egyedi azonosító adatok. A kimutatásokban ezek alapján is szűrhetjük bizonylatainkat.
• Naplózás
  A modul lehetőséget biztosít arra, hogy a fontosabb műveletek elindításakor bejegyzést készítsen az adatbázisban tárolt esemény naplóban. Ennek segítségével bármikor visszakereshető, hogy ki, mikor, milyen műveletet hajtott végre a programban.
• Ügyfélkapcsolat (CRM)
  Lehetőséget biztosít a partnerekkel kapcsolatos események (pl. találkozók, megbeszélések, ajánlatok, stb.) kezelésére, nyomon-követésére, figyelmeztető jelzések küldésére a többi Actual felhasználó számára.
• Szerviz + CRM
  Lehetőséget biztosít a szerviz események kezelésére, nyomon-követésére, az Ügyfélkapcsolat (CRM) modul kiegészítéseként.

ACTUAL Készletkezelés

Készletmozgással együtt járó bizonylatok készítése, korlátlan számú raktár készletének kezelése (pl. szállítólevél, foglalás, garanciajegy, raktárközi mozgások, stb.)

• Leltár modul
  A rendszer által nyilvántartott és a ténylegesen fellelt készletek ellenőrzésére és a különbözetek gyors és egyszerű felvitelére szolgáló funkció, amely a teljes leltár mellett a részleges leltározást is támogatja.
• Bizományos kezelés
  A modul a bizományba adott és kapott készleteket is képes kezelni, fogyási jelentéssel, részletes kimutatásokkal és nyilvántartással könnyíti meg a munkát.
• Gyári szám kezelés
  A modul lehetővé teszi, hogy nyilvántartsuk az egyedi azonosítású termékeket. A gyári számos termékek esetén minden készletmozgás során egyedi tranzakciók keletkeznek, amelyek biztosítják a teljes körű nyilvántartást. Az eladott termékekről gyári számos garanciajegy készül.

ACTUAL Gyártás

A modul a gyártási folyamat során keletkező készletmozgások végeredményét állítja elő. A receptúrában meghatározott összetételű és mennyiségű alapanyagok készlete csökken, míg a késztermék készlete megnő a gyártási folyamat elvégzése nélkül.

• Bővített gyártás
  Átfogja a teljes gyártási folyamatot a nyersanyag beszerzésétől a legyártott termék kiszállításáig. A késztermékek gyártása a receptúra és a munkafázisok alapján történik.

ACTUAL Pénzügy (bank, pénztár)

A Pénzügy modullal egyszerűen és gyorsan tudjuk elvégezni vállalkozásunk pénzügyekkel kapcsolatos feladatait. Naprakész kimutatásokat kaphatunk cégünk pénzügyi helyzetéről, a pénztárak állapotáról, a kinnlevőségeinkről és a tartozásainkról egyaránt, még a bizonylatok könyvelését megelőzően.

Feladata a törvényi előírásoknak megfelelő számlázási feladatok ellátásán felül a kereskedelmi rendszerben kiállított számlák különféle módon történő kiegyenlítése, valamint a pénztárak kezelése. Mind a kimenő-, mind a bejövő számlák oldaláról megközelítve megoldást ad a rendszer. Vevő és szállító közötti kompenzálás is lehetséges, csakúgy, mint fizetési felszólítások, egyenlegközlő levelek, késedelmi kamatszámlák készítése

• Deviza modul

ACTUAL Házipénztár

A Házipénztár modullal egyszerűen és gyorsan tudjuk elvégezni a pénztárakkal kapcsolatos feladatokat. A rendszer pontosan mutatja minden pillanatban a pénztár aktuális egyenlegét, a fizetendő és a visszajáró pénzösszeget. A bevételi és a kiadási pénztárbizonylatok ismétlődésmentes szigorú sorszámot kapnak, így teljes körűen kielégítik a bizonylat kiállításra vonatkozó törvényi előírásokat.

• Deviza modul

Vezetői információ (kontrolling)

Az ACTUAL Ügyviteli Rendszer a főkönyvi számlaszámok alapján automatikusan elvégzi a könyveléshez szükséges kontírozási műveleteket. A kereskedelem- és a pénzügy modulban előállított bizonylatok feladások formájában jutnak el a könyvelés modulba, ahol már csak a szükséges ellenőrzési feladatokra van szükség (de lehetőség van módosításra és új könyvelési bizonylatok létrehozására is). A feladási műveletek elvégzése után különböző kimutatásokat, statisztikákat lehet készíteni a könyvelési adatok alapján (pl. főkönyvi kivonat, eredmény kimutatás - a vezetőség által kívánt bontásban).

Web áruház kapcsolat

A web áruház kapcsolat modul célja, hogy a web áruház illetve az ACTUAL Ügyviteli Rendszer közötti kommunikációt biztosítsa. A kommunikáció kétirányú: az adatok egy része a web áruházból érkezik az ACTUAL Ügyviteli Rendszerbe (tipikusan ezek a vevői megrendelések), más részük pedig az ACTUAL Ügyviteli Rendszerből kerülnek a web áruházba (pl. cikk adatok, készletek).

A web áruház kapcsolat modul elindítása után a beállított időközönként a rendszer automatikusan előállítja a cikk és készlet állományokat (ezek tartalmazzák a cikkek weben megjelenő összes információját), és feltölti az ftp tárterületre. A web áruház ezt feldolgozza és automatikusan megjeleníti (így a weben mindig az aktuális információ jelenik meg).

A web áruház kapcsolat modul (ACTUAL Web) beolvassa a weben rögzített megrendelések alapján készített rendelési állományt, így a megrendelés minden adata megjelenik az ügyviteli rendszerben (mintha kézzel rögzítettük volna).